Внешний документооборот – обмен информацией с клиентами, партнерами, контролирующими органами. Это часть работы большинства компаний, независимо от вида деятельности и формы собственности. Процесс включает отправку и получение актов, коммерческих предложений, заявок, счет-фактур, накладных. С учетом важности своевременной доставки, конфиденциальности документов и строгой отчетности перед контролирующими органами, внешний документооборот требует грамотной организации процесса. В тексте рассмотрим общие особенности доставки документов, расскажем о способах транспортировки.
Особенности транспортировки документов
Официальный документооборот требует соблюдения следующих условий:
-
Конфиденциальность. Бумаги часто содержат коммерческую тайну, не предназначенную для третьих лиц.
-
Надежность. Гарантия целостности письма во время перевозки – первостепенная задача курьерской службы.
-
Оперативность. Быстрая доставка способствует нормальной, бесперебойной работе компании.
Почтовые службы часто предлагают дополнительные опции клиентам:
-
Отслеживание в режиме реального времени. Заказчик получает трекинг-номер (почтовый идентификатор) с помощью которого отслеживает текущее местоположение посылки.
-
Выбор времени. Важная опция, если нужно доставить посылку в обозначенные временные рамки.
Чтобы избежать вскрытия конверта с утерей отдельных документов из вложения, при отправке бумажной документации рекомендовано сделать опись. Опись – это перечень вложений посылки с указанием ценности. Достоверность описи проверяет и подтверждает сотрудник почты. Чем больше заявленная ценность – тем выше стоимость оплаты пересылки, но при нарушении условий оказания услуги (утеря, вскрытие конверта), сервис обязан возместить отправителю указанную сумму.
Виды перевозок
Деловая коммуникация – это процесс, требующий эффективного обмена информацией, поэтому выбор способа отправки играет особую роль. Существует несколько вариантов, различающихся условиями, сроками, ценой и другими характеристиками.
Виды перевозок документов:
-
Отправка почтой. Подходит для не срочной документации. Возможна отправка в любой регион или другую страну по низким ценам. Потенциальные риски – задержка письма, реже – порча или утеря.
-
Услуги курьера. Подходит для передачи из рук в руки, часто используют для транспортировки документации в пределах города или области. Отправитель под роспись вручает документ курьеру, который доставляет его по адресу.
-
Экспресс-почта. Используют для срочных отправлений внутри страны или за ее пределы. Обеспечивает скорую перевозку на любые расстояния. Часто предоставляет расширенные возможности отслеживания с дополнительной гарантией сохранности вложения.
-
Электронная доставка. Включает преимущества, необходимые для организации официального документооборота: моментальная отправка, конфиденциальность, гарантия доставки конкретному получателю. Недостаток ЭДО – необходимость оформления электронной цифровой подписи, а также невозможность использования для определенного вида документации.
Заключение
Характерные черты официального документооборота – необходимость конфиденциальности и сохранности отправляемой документации, что в первую очередь учитывают при выборе способа доставки. Также современные особенности ведения бизнеса диктуют необходимость немедленных решений, поэтому часто важна срочность, что приводит к росту популярности экспресс-почты и электронного документооборота.
